Sepa paso a paso cómo rendir en SISREC
¿Conoce sus obligaciones financieras?
Toda entidad que custodie, administre, recaude y reciba fondos del Estado, de otros servicios o entidades sometidos a la fiscalización de la Contraloría General, está obligada a rendir a ésta las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos legales.
Las entidades ejecutoras deberán llevar un registro contable de los gastos del proyecto y mantener ordenada la documentación original de respaldo. Así, se podrá examinar y verificar la información y documentación sustentatoria, administrativa y contable del proyecto por parte de la Subsecretaría u otro organismo controlador, al menos 5 años posteriores a la ejecución del proyecto.
Si de los recursos transferidos quedó un saldo no utilizado y/o no rendido, así como todo gasto rechazado u observado, debe ser reintegrado a la Subsecretaría.
Preparar, presentar y/o declarar mensualmente el Informe de gastos, junto con todos los documentos de respaldo que permitan acreditar los gastos rendidos de acuerdo a lo instruido por la Subsecretaría, dentro de los plazos establecidos.
Ítems rendibles
Gastos en Personal
Comprende todos los gastos por concepto de remuneraciones y honorarios del personal contratado para la ejecución del convenio (que no se hayan rendido en el ítem de gastos de operación) En el caso que el ejecutor corresponda a la categoría de persona natural no podrá imputar al proyecto la dedicación horaria o sus servicios prestados de manera personal al proyecto.
Gastos de inversión (Obras — Bienes)
Corresponde a los gastos en adquisición de equipamiento y/o mejoras de bienes inventariables destinados al proyecto. Estos gastos deberán justificarse en relación con su vinculación con el proyecto y podrán aceptarse si cumplen con los requisitos generales y cuentan con la autorización expresa de la División respectiva correspondiente.
Operación
Son gastos directos asociados a la ejecución del convenio, como adquisición de bienes de consumo, materiales e insumos; transporte y traslados; arriendo de vehículos; compra de bienes no inventariables relacionados con las actividades del proyecto; costos de pasajes nacionales e internacionales (clase económica); servicios prestados a honorarios; costo financiero de garantías; actividades de difusión, capacitación, como por ejemplo, organización de eventos (seminarios, talleres, foros), exhibiciones y publicaciones; servicios de contabilidad y personal administrativo de apoyo.
Responsabilidades de la subsecretaría de ciencia
1
Hacer exigible la rendición de cuentas de los fondos entregados por la Subsecretaría y los comprobantes de ingresos que den cuenta de las remesas transferidas a las entidades ejecutoras.
2
Revisar las rendiciones de gastos de conformidad con las normas emitidas por la Contraloría General de la República y las instrucciones, normas y/o circulares emanadas de la Subsecretaría.
3
Aprobar, objetar y/o rechazar técnica y financieramente los gastos rendidos en las correspondientes rendiciones de cuentas presentadas por las Instituciones receptoras.
Evite observaciones en su rendición: estos tres documentos no se aceptan
Ningún tipo de documento (boletas, facturas u otro tipo de respaldo de gastos y/o comprobantes de pago) con enmiendas, adulterados o ilegibles o que se encuentre fechado fuera del periodo de vigencia del convenio.
Documentos por los cuales los trabajadores del organismo ejecutor obtengan algún beneficio, como acumulación de puntos o millas por compras en supermercados, bancos, entre otros.
Documentación tributaria que no se encuentre a nombre de la institución beneficiaria, de la persona natural o jurídica que se adjudicó el proyecto.
Definiciones
Comprobante de egreso
Comprobante emitido por el Organismo receptor de los fondos, el que deberá especificar entre otros, un número, la fecha, nombre y rut a quien se paga, cuenta contable, banco y el monto pagado.
Comprobante de Ingreso
comprobante emitido por el Organismo receptor de los fondos, el que deberá especificar entre otros, un número, la fecha, origen del aporte y el monto de la remesa entregada por la Subsecretaría. (si el ejecutor no lleva contabilidad debe completar Anexo Financiero N°1)
Detalle de rendición de cuentas
Constituye el reflejo de las transacciones realizadas en un periodo determinado y se compone de la individualización de todos los gastos rendidos, identificando correctamente todos los gastos realizados para la ejecución del proyecto.
Documentación de respaldo
Corresponde a toda aquella documentación sustentatoria que respalda los desembolsos realizados, con fechas de emisión dentro del periodo de ejecución del convenio.
Gastos observados
Son aquellos gastos rendidos cuyos antecedentes adjuntos no fueron suficientes para su aprobación inmediata (por su pertinencia técnica y/o la revisión financiera documental). Su aprobación o rechazo queda supeditada a la revisión de nuevos antecedentes y/o documentos enviados por la entidad ejecutora como complemento de la rendición de cuentas presentada.
Si los recursos transferidos se destinan para fines distintos de los señalados en el proyecto y/o autorizados en las bases de licitación o del concurso, éstos deberán ser reintegrados a la Subsecretaría, quedando ésta facultada para determinar si la inversión de los recursos para propósitos diferentes a los autorizados constituye una causal de término anticipado del convenio, conforme a la gravedad del incumplimiento.
Gastos rechazados
Son gastos rendidos que no se ajustan a lo acordado en el convenio; no se consideran necesarios para su ejecución; no son aceptados según las normas vigentes o aquellos a los que se les formularon observaciones que no han podido ser subsanadas con antecedentes y/o documentación complementaria presentada por la entidad ejecutora.
Gastos Sobrerendidos
Son aquellos documentos de gasto presentado íntegramente más de una vez en el mismo proyecto o en distintos proyectos financiados por la Subsecretaría u otros organismos públicos. En el evento que un mismo documento de gasto fuese rendido duplicadamente, la Subsecretaría quedará facultada para evaluar el alcance de dicha operación, de cuyo análisis podría establecer el término anticipado del proyecto, previa calificación del mérito del incumplimiento en que se ha incurrido.
Informes de cumplimiento
Certificado que indique y detalle las labores realizadas, indicando el periodo realizado, firmado por el prestador del servicio, más su jefatura correspondiente y/o director del proyecto, de acuerdo con el formato entregado por la Subsecretaría. (Anexo N°3 - o Anexo N°3.1)
Informe Electrónico de Aprobación Mensual
Formulario que resume los gastos rendidos de forma mensual y los saldos por rendir.
Liquidación de Remuneraciones
Este documento aplica en el caso de personas que participen en el proyecto y que trabajen contratadas en la institución beneficiaria.
Recepción Conforme
Documento que certifique que se ha recibido en conformidad los bienes y/o servicios adquiridos. Deberá adjuntarse a facturas, boletas de honorarios, según sea el caso. (Anexo N°12)
Revisión de Pertinencia Técnica
Revisión que realiza la División respectiva de la Subsecretaría, respecto de la pertinencia técnica de los gastos rendidos por el ejecutor. Se revisa y confirma que los gastos se relacionen exclusivamente con el cumplimiento de los objetivos del respectivo convenio.
ANEXOS FINANCIEROS, corresponden desde el N°2 al 14
Documentación para rendir gastos en personal
Contrato o Anexo de trabajo o Acto Administrativo:
Para el personal contratado previamente por el ejecutor bajo la modalidad del Código del Trabajo, nombramientos o designaciones a contrata, y que posteriormente se le destinen funciones en virtud del proyecto con la Subsecretaría./h4>
Certificado de compatibilidad horaria:
Para todo personal rendido en el ítem de Gastos de personal, cuyos sueldos sean pagados parcial o totalmente con financiamiento de recursos transferidos por la Subsecretaría. (Anexo N°2))
Declaración Jurada Simple:
Para todo personal rendido en el ítem de Gastos de personal, se deberá presentar una declaración jurada simple respecto de las prestaciones de servicios o proveedores de otras empresas o instituciones. (Anexo N°6)
Informes de cumplimiento:
Certificado que indique y detalle las labores realizadas, indicando el periodo realizado, firmado por el prestador del servicio, más la jefatura correspondiente y/o director del proyecto, de acuerdo con el formato entregado por la Subsecretaría.(Anexo N°3 - o Anexo N°3.1)
Certificado de pagos de retenciones:
Nómina por pagos de retenciones de impuestos, con el detalle de los impuestos retenidos a las/os trabajadoras/es.(Anexo N°8)
Tres requisitos para la aprobación de los gastos
Los gastos rendidos siempre deben estar respaldados con su documento tributario original. La factura que respalda el gasto debe incorporar el mayor desglose posible para describir la adquisición o la prestación del servicio, además de incorporar el código o identificación del proyecto. En el caso de las boletas de venta, deben adjuntar un certificado que dé cuenta de lo antes mencionado firmado por el director del proyecto.(Anexo N°13)
Que los gastos sean realizados por el ejecutor, por lo tanto, todos los documentos de respaldo en caso de indicarlo, deben estar a nombre de la persona natural o jurídica beneficiada.
Que los gastos sean rendidos sobre la base de costos reales (al precio al que efectivamente se pagaron) y debidamente acreditados con documentación fehaciente, fidedigna, legible y no enmendada
